——浅谈专利代理机构如何提升代理服务质量,为知识产权强国建设保驾护航


俗话说,质量是企业的生命。中国目前正在建设知识产权强国的道路上大踏步地前行,知识产权工作飞速发展,专利质量无疑就是知识产权建设的生命。自从2016年开始实施专利质量提升工程以来,国家知识产权局采取了一系列举措,无一不显现了对专利质量的高度重视。而作为知识产权保护链中的一个重要环节的专利代理,代理机构和代理人更应积极配合该项工作,努力推动我国专利由多向优、由大到强转变,为我国的知识产权强国建设保驾护航。

 

一、  正确认识专利质量提升工程的意义

专利,是对企业或个人发明创造的智力成果的一种保护,但这种智力成果,只有有效地运用并产生实际效益,对企业发展具有实质性的贡献,进而推动经济社会的发展,才能显现出其意义所在。专利法对于发明创造的保护,最终目的也是要推动其应用,从而促进科技和社会的发展。一件专利,是否能够达到这种期望的有效运用并起到期望的引领发展的作用,质量无疑是第一要素。

从大处来看,国家知识产权战略纲要中的战略目标有很重要的一点是,自主知识产权的水平和拥有量能够有效支撑创新型国家建设,这正是对作为知识产权的重要组成部分——专利——提出的质量提升要求。试想,若一件作为创新成果的专利,质量却不足以支撑其产品参与国际市场的竞争,甚至不足以成为其自身的保护武器,又如何能成为我国建设创新型国家的基础、提高国家核心竞争力呢?我国的科研创新能力当前已经逐步在追赶美、日等发达国家,但是把这种科研创新能力和成果转化为高价值专利、从而使国家能够屹立在航天、电子、信息、材料、医药等这些尖端科技与经济金字塔顶端,无疑与这些发达国家仍存在不小的差距。

从小处来看,对一个企业而言,当投入大量的资金与人力用于科技研发,是为了给企业带来实实在在的创收和效益。专利正是这一目标的有力武器,专利质量的高低直接决定了这件武器能否经受市场和竞争的考验。若企业花费无数却未能得到带来丰厚经济效益的高质量专利,既是对企业资金的浪费,也是对社会资源的浪费。高通、三星、IBM等国际科技巨头,无一不展现了强大的专利实力,也正是利用高质量专利这一手段,占领了强大的国际市场,为其带来了可观的收入。

因此,作为将创新成果转化为专利的重要环节的专利代理机构而言,应更清醒、更正确地认识到专利质量工程的意义,并将其作为自身开展工作的核心思想。

 

二、 深入理解专利质量提升工程的内容

2016年底国家知识产权局出台的《专利质量提升工程实施方案》中明确提出了“高水平创造、高质量申请、高效率审查、高效益运用”的目标,其实就已涵盖了专利质量提升工程的四个重点环节。专利代理机构对每一环节,都应深入理解其质量提升的内容要求并落实于具体工作。上海专利商标事务所有限公司(下称上专所)的各项质量管理重点工作,也正是围绕这些环节所展开。

在创造环节,虽说一项发明创造主要是由技术人员来完成的,但是如何将一项发明创造转化为能够申请的高质量专利,代理机构在其中具有不可替代的作用。首先,技术人员在钻研新技术时,未必能对市场上所有的现有技术有全面的了解。若将已有一定程度的公开、可能最终无法获得期望的结果甚至无法授权的技术去申请专利,该件专利申请仅对我国专利申请的数量而无法对其质量有贡献。此时,就需要专利代理机构为申请人做好申请前的各项检索、挖掘工作,以确保所提交的专利申请是有价值的、真正符合高质量要求的专利申请。其次,申请人也未必能对竞争对手的动态有及时的获知。若要创造出高质量的专利,则需要在最初的研发阶段就有正确的技术目标,避开竞争对手已经申请了专利的创新点,同时为自身的创新点做出前瞻性的专利申请布局,利用专利这项既能为“矛”又能为“盾”的武器来提升申请人自身在市场上的竞争力。上专所近几年在这一方面不断加大投入,利用自身的专业知识和技能,通过专利分析评议,在专利预警和布局上为申请人建言献策,以协助申请人达到创造高质量专利申请的目标。

在申请和审查环节,这是一件专利整个生命周期中将创新成果转化为专利权的重要环节。一件高质量的专利,应有清晰的公开程度和合理的保护范围,以达到权利稳定且切实可用的目的。上专所始终强调专利代理人与审查员需要相互配合,增强自身的业务能力,向着这一目标共同协作来提升专利质量。此外,作为国内首批代理机构之一,上专所也积极配合专利局与代理人协会,加强自律和服务规范化的建设,使专利代理行业健康运作,为高质量专利提供真正优质的代理服务。

在运用环节,是真正检视一件专利是否能起到其预想的保护和有效运用作用的环节,是检验专利质量的明镜。为推进高效益运用,上专成立了有一支具有丰富经验的团队,为申请人积极做好各项“授权后”的工作,如维权、许可、运营等,让专利真正地被“用”起来,实现其促进科学和社会发展的最终目的。

 

三、积极落实专利质量提升工程的行动

如上所述,专利代理机构在专利质量提升工作的各个环节都需要发挥其应有的作用。上专所始终以“质量为先”为指导原则,从以下几方面展开具体的质量提升行动。

1、健全质量管理体系

体系建设是质量管理工作能顺利开展的基础保障。上专所的质量管理体系,包括了组织体系和制度体系两方面。在组织上,成立了专门的质量管理部门,在高层领导的指导下,对各个具体业务部门的质量进行统筹管理。必要时,业务部门内或跨业务部门还可以成立团队来实现个性化服务和质量管理。在这一框架下,各个部门根据总体和各自的要求,互相协同操作,实现整个专利代理机构质量的分层、有序的管理。在制度上,首先确定了质量目标、质量原则、人员权责等总体要求。其次,制定了各类代理工作的质量规范,比如撰写规范、转答实审规范、收费规范等等,以便各个岗位在工作中有据可依。再者,建立了质量管理工作中所涉及的各类程序的要求,包括每一程序的目的、范围、权责、工作流程及工作内容等,比如,各类代理工作的质量检查、抽查程序,其他各类工作的审核程序等等。最后,要求所内质量管理人员做好各类质量记录,包括质量管理活动所留下的记录,比如各类抽查的评分记录,基于抽查所形成的质量报告等,以证明质量管理体系是否有效运行。

2、配齐质量管理资源

资源配备也是质量管理中重要的一环。质量管理工作所需的资源可包括人力资源和工作环境资源。人力资源方面,上专所为质量管理工作配置了合格的代理和质检人员,并适时组织各类内、外业务培训,确保相应人员的业务能力与质量管理工作相匹配。工作环境资源方面,要求所内负责质量管理的人员注意收集内、外质量信息及其他相关信息,并对这些信息进行及时传递和处理,或督促相关部门进行相应职责范围内各类有关质量信息的收集、传递和处理。各类质量相关信息例如,从国家知识产权局收集的有关法规的修改、从客户或专利代理机构内主管客户关系的部门收集的有关质量的反馈、从各业务部门收集的有关服务过程的信息等等。这些信息均通过建立专门的质量信息数据库来进行保存和管理,以便于相关数据的调阅和统计,从而为质量管理工作提供所需资源,作为实现质量管理目标的基础。

3、注重质量管理分析、评价和改进

上专所的质量管理工作,除日常工作中的审核和抽查之外,还有一部分重要的工作是利用收集到的各类质量资源信息进行全方位的测量和分析,并进一步落实改进措施。例如,基于对客户意见(表扬、投诉和建议)以及流失或新增业务的分析,对代理服务质量做出综合评价,对优秀的服务进行及时的推广,而对于不合格的服务除提请具体业务部门进行处理外,还跟踪记录其处理结果。利用此类测量和分析,进一步评价质量管理体系的适宜性和有效性,以其为基础对质量管理体系进行优化和完善,形成良好的PDCA(计划、执行、检查、处理)循环,从而进一步提高整个代理工作的质量。

 

专利代理机构的质量管理对于专利质量提升具有非常重要的影响,每一专利代理机构都应将此作为一项长期的、核心的工作来持续推进,帮助企业培育出更多高质量的专利,为我国知识产权强国建设保驾护航。


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